Ciri - Ciri Organisasi Modern :
1. Organisasi bertambah besar.
2. Pengolahan data semakin cepat.
3. Penggunaan staf lebih intensif.
4. Kecenderuangan Spesialisasi.
5. Adanya prinsip atau azas-azas organisasi.
6. Unsur-unsur organisasi lebih lengkap.
Unsur - Unsur Organisasi :
1. Manusia (Man).
2. Kerjasama.
3. Tujuan Bersama.
4. Peralatan (Equipment).
5. Lingkungan.
6. Kekayaan alam.
7. Kerangka/Konstruksi mental.
Teori Organisasi :
1. Teori Organisasi Klasik (Teori Tradisonal)
a. Teori Birokrasi.
b. Teori Administrasi.
c. Manajemen Ilmiah.
2. Teori Neoklasik (Teori hubungan antar manusiawi)
=>Menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan.
3. Teori Organisasi Modern
=> Semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan.
Secara garis besar organisasi mempunyayi tiga unsur yaitu :
1. Manusia.
2. Kerjasama.
3. Tujuan bersama-sama.
dari ketiga unsur tersebut saling terkait dan mempunyai satu kesatuan. dari berbagai macam teori organisasi yang di kemukakan oleh para ahli tidak ada satu pun yang memiliki kebenaran mutlak. dan antara teori organisasi yang satu dengan yang lain saling melengkapi.
2.Tipe dan bentuk organisasi
Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:
a. ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)
Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.
Ciri-ciri:
- Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
- Jumlah karyawan sedikit
- Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
- Belum terdapat spesialisasi
- Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan
- Struktur organisasi sederhana dan stabil
- Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
- Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :
- Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
- Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
- Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
- Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
- Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
- Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
- Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
- Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
- Adanya penghematan biaya
- Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis
- Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
- Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
- Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
- Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
- Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
- Kurang tersedianya saf ahli
Contoh bagan organisasi lini :
b. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)
Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:
Ciri-ciri:
- Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
- Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
- Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
- Jumlah karyawan banyak
- Organisasi besar, bersifat komplek
- Adanya spesialisasi
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:
- Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
- Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
- Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
- Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
- Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
- Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
- Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
- Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:
- Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
- Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
- Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
- Pimpinan lini mengabaikan advis staf
- Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
- Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
- Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
- Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
Contoh bagan :
c. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)
Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.
Ciri-ciri:
- Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
- Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
- Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
- Target-target jelas dan pasti
- Pengawasan ketat
- Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :
- Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
- Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
- Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
- Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
- Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
- Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:
- Pekerjaan seringkali sangat membosankan
- Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
- Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
Contoh Bagan Organisasi Bentuk Fungsional
d. ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Ciri-ciri:
- Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.
- Terdapat spesialisasi yang maksimal
- Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja
Kebaikan organisasi Lini dan fungsional :
- Solodaritas tinggi
- Disiplin tinggi
- Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
- Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Sedangkan keburukannya adalah :
- Kurang fleksibel dan tour of duty
- Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
- Spesiaisasi memberikan kejenuhan
Contoh bagan organisasi Lini dan Fungsional
e. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.
Ciri-ciri:
- Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
- Jumlah karyawan banyak.
- Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:
- Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
- Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
- Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)
f. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)
Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.
Organisasi komite terdiri dari :
- Executive Committee ( Pimpinan Komite)
yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
- Staff Committee
yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Ciri-ciri:
- Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
- Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.
- Asas musyawarah sangat ditonjolkan
- Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
- Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.
Kebaikan Organisasi komite
- Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
- Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
- Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Sedangkan keburukannya
- Proses decision making sangat lambat
- Biaya operasional rutin sangat tinggi
- Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
3..Struktur organisasi
Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.
Elemen struktur organisasi
Ada enam
elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para
manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
- Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
- Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
- Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
- Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
- Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
- Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Desain organisasi yang umum
Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.
Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana
manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama.
Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di
organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (
overload) di puncak.
Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas
operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.
[1] Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.
Struktur matriks
Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian
sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -
manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.
Desain Struktur Organisasi Modern
Struktur tim
Struktur
tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.
Organisasi virtual
Organisasi
virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis.
Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.
Model desain struktur organisasi
Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.
- Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi
- Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
Faktor penentu struktur organisasi
Sebagian
organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik
organik. Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:
Strategi
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. tepatnya, struktur harus mengikuti strategi Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.
Strategi
inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.
Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan
pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga.
[6] Strategi
imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti
Ukuran organisasi
Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya.
[6] Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil.
[6] Namun, hubungan itu tidak bersifat linier.
[6] Alih-alih, ukuran memengaruhi
struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.
Teknologi
Istilah
teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output.
Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah
sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.
Lingkungan
Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi.
[Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah,
kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi. Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi
bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para
manajer dibanding
lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi,
manajemen akan menocba meminimalkannya.
] Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi
